Folgeverordnung rechtzeitig erkennen

Warum die Frist der Folgeverordnung so wichtig ist

Eine Folgeverordnung schließt nahtlos an die laufende Verordnung für häusliche Krankenpflege an. Liegt sie nicht rechtzeitig vor, entsteht eine Lücke: Für Tage ohne gültige Verordnung besteht in der Regel kein Abrechnungsanspruch gegenüber der Krankenkasse – obwohl die Pflege weiterläuft.

Das Problem ist selten fehlendes Wissen, sondern fehlender Überblick. Bei vielen Patient:innen laufen ständig Verordnungen aus, oft mit unterschiedlichen Zeiträumen und bei verschiedenen Praxen. Wer das in Excel oder auf Papier nachhält, übersieht früher oder später ein Ablaufdatum. Genau dafür gibt es systematisches Verordnungsmanagement.

Schritt 1: Ablaufdatum jeder Verordnung prüfen

Maßgeblich ist der Zeitraum, den die Ärztin oder der Arzt auf dem Muster 12 eingetragen hat. Prüfen Sie beim Eingang jeder Verordnung sofort, bis wann sie gilt, und halten Sie das Enddatum an einer zentralen Stelle fest – nicht nur in der Patientenakte.

• Enddatum direkt beim Eingang erfassen, nicht erst bei der Abrechnung
• Alle laufenden Verordnungen regelmäßig nach Ablaufdatum sortieren
• Besonders auf Verordnungen achten, die zum Quartalsende auslaufen (siehe Quartalswechsel-Checkliste)

Schritt 2: Mit 7 Tagen Vorlauf anfordern

Die Arztpraxis braucht Zeit: für die Ausstellung, für Rückfragen, für den Postweg oder die Abholung. Bewährt hat sich, die Folgeverordnung etwa eine Woche vor Ablauf anzufordern. Nach der HKP-Richtlinie wird die Folgeverordnung in den letzten drei Arbeitstagen vor Ablauf des laufenden Zeitraums ausgestellt – fordern Sie sie früher an, hat die Praxis die Anfrage dann schon vorliegen.

Planen Sie zusätzlichen Puffer ein, wenn Feiertage, Brückentage oder Praxisurlaub in den Zeitraum fallen.

Schritt 3: Die Arztpraxis gezielt anfragen

Je vollständiger die Anfrage, desto weniger Rückfragen gibt es. In die Anforderung gehören:

• Name, Geburtsdatum und Versichertennummer des Patienten
• Zeitraum der aktuellen Verordnung
• Verordnete Leistungen mit Häufigkeit, wie bisher
• Diagnosen bzw. ICD-10-Codes
• Gewünschter Termin, bis wann die Folgeverordnung vorliegen soll
• Bei Medikamentengabe oder Insulin: den aktuellen Medikamenten- bzw. Insulinplan
• Kontaktdaten des Pflegedienstes für Rückfragen

Schritt 4: Einreichen und die Genehmigungsfiktion im Blick behalten

Ist die Folgeverordnung da, prüfen Sie Unterschrift, Zeitraum, Leistungen und Diagnosen und reichen sie zügig bei der Krankenkasse ein – nach der HKP-Richtlinie sollte sie dort spätestens am dritten Arbeitstag nach der Ausstellung vorliegen.

Entscheidet die Krankenkasse nicht innerhalb der gesetzlichen Frist, kann nach § 13 Abs. 3a SGB V die Genehmigungsfiktion greifen. Ob sie im Einzelfall eintritt, prüft der Pflegedienst selbst. Entscheidend sind dafür nachvollziehbare Nachweise: wann angefordert, wann eingegangen, wann eingereicht.

Fehlerliste: Daran scheitert die Folgeverordnung am häufigsten

Diese Fehler führen in der Praxis am häufigsten zu Lücken:

• Ablaufdatum nicht zentral erfasst – die Frist fällt erst bei der Abrechnung auf
• Zu spät angefordert, sodass die Praxis nicht mehr rechtzeitig ausstellen kann
• Unvollständige Anfrage, die Praxis muss nachfragen
• Medikamenten- oder Insulinplan fehlt
• Eingang nicht geprüft: fehlende Unterschrift oder falscher Zeitraum
• Einreichung bei der Kasse nicht dokumentiert
• Bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Kraft weiß niemand, welche Verordnungen gerade fällig sind

Wie Verora die Fristen übernimmt

Verora erfasst das Ablaufdatum jeder Verordnung beim Hochladen per KI-Texterkennung, zeigt auf der Übersicht, welche Verordnungen bald fällig sind, und fordert die Folgeverordnung standardmäßig 7 Tage vor Ablauf automatisch per Fax oder E-Mail bei der Arztpraxis an. Anforderung und Eingang werden mit Zeitstempel dokumentiert.

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