Quartalswechsel im Pflegedienst: Checkliste für Folgeverordnungen

Warum der Quartalswechsel für Verordnungen so kritisch ist

In der Praxis enden viele Verordnungen für häusliche Krankenpflege zum Quartalsende – zum 31. März, 30. Juni, 30. September oder 31. Dezember. Das liegt daran, dass Arztpraxen den Verordnungszeitraum häufig an diesen festen Stichtagen ausrichten, unabhängig davon, wann die Pflege einzelner Patient:innen tatsächlich begonnen hat.

Für den Pflegedienst bedeutet das: Statt Folgeverordnungen übers Jahr verteilt einzeln anzufordern, laufen plötzlich viele Verordnungen gleichzeitig aus – oft bei denselben Praxen, aber für unterschiedliche Patient:innen. Ohne Struktur führt das schnell zu Mehrfachanrufen bei derselben Praxis oder zu übersehenen Fristen.

Was beim Quartalswechsel konkret zu tun ist

Ein bewährter Ablauf für die Wochen vor dem Quartalsende:

• Alle Verordnungen identifizieren, die zum Quartalsende oder kurz danach auslaufen
• Nach Arztpraxis gruppieren, statt Patient für Patient einzeln vorzugehen
• Anforderungen möglichst gebündelt pro Praxis versenden oder bei der Abholung vor Ort gleich alle offenen Fälle mitnehmen
• Bei Medikamentengabe, Herrichten der Medikamente oder Insulin: Medikamenten- bzw. Insulinplan direkt mitschicken, um Rückfragen zu vermeiden
• Eingang der neuen Verordnungen zeitnah prüfen und bei der Krankenkasse einreichen

Schritt-für-Schritt-Checkliste

Zum Abarbeiten in den zwei bis drei Wochen vor dem Quartalsende:

• 1. Liste aller Verordnungen ziehen, die in den nächsten 2–4 Wochen auslaufen
• 2. Liste nach Arztpraxis sortieren bzw. gruppieren
• 3. Je Praxis eine gesammelte Anforderung vorbereiten (Fax, E-Mail oder persönliche Abholung)
• 4. Bei Bedarf eine Route für die persönliche Abholung mehrerer Praxen an einem Tag planen
• 5. Eingehende Folgeverordnungen auf Vollständigkeit prüfen (Unterschrift, Zeitraum, Diagnosen, Leistungen)
• 6. Verordnung spätestens am dritten Arbeitstag nach Ausstellung bei der Krankenkasse einreichen
• 7. Eingang und Einreichung dokumentieren – wichtig für den Nachweis rund um die Genehmigungsfiktion

Häufige Fehler beim Quartalswechsel

Diese Punkte kosten in der Praxis am meisten Zeit oder führen zu Lücken:

• Zu später Start – die Vorbereitung beginnt erst, wenn die ersten Verordnungen schon abgelaufen sind
• Keine Gruppierung nach Arzt: Mehrfache Anrufe oder Fahrten zur selben Praxis an verschiedenen Tagen
• Medikamenten- oder Insulinplan wird nicht mitgeschickt, die Praxis muss nachliefern
• Fehlende Dokumentation, wann eine Verordnung eingereicht wurde
• Verordnungen mit typischerweise befristeten Leistungen (z. B. Grundpflege) werden unbesehen weiterverlängert, siehe HKP-Richtlinie

Wie Verora den Quartalswechsel erleichtert

Verora überwacht die Fristen jeder Folgeverordnung automatisch und fordert sie standardmäßig 7 Tage vor Ablauf selbstständig per Fax oder E-Mail an – auch außerhalb des Quartalswechsels.

Alle Fristen einer einzelnen Folgeverordnung – vom Ablaufdatum bis zur Einreichung – fasst die Fristen-Checkliste zur Folgeverordnung zusammen.

Für die Wochen rund um den Quartalswechsel gibt es zusätzlich die Abholliste: eine druckbare Übersicht aller noch offenen Folgeverordnungen, gruppiert nach Arztpraxis, mit Patient, Verordnungszeitraum und Leistungen. So lässt sich die Runde durch die Praxen gezielt planen, statt Liste für Liste einzeln durchzugehen.

Häufige Fragen