Folgeverordnung: Fristen, Ablauf und Checkliste

Was ist eine Folgeverordnung?

Eine Folgeverordnung ist eine vom Arzt ausgestellte Anschlussverordnung für die häusliche Krankenpflege (HKP) nach § 37 SGB V. Sie wird immer dann benötigt, wenn eine bestehende Verordnung zeitlich ausläuft, die Pflege des Patienten aber weiterläuft.

Ausgestellt wird sie auf demselben Formular wie die erste Verordnung, dem Muster 12. Dort wird angekreuzt, ob es sich um eine Erstverordnung oder eine Folgeverordnung handelt.

Erstverordnung und Folgeverordnung: der Unterschied

Beide Verordnungen sehen gleich aus, unterscheiden sich aber im Zeitpunkt und im Zweck:

• Erstverordnung: Die häusliche Krankenpflege beginnt neu, zum Beispiel nach einem Krankenhausaufenthalt oder bei einem neuen Behandlungsbedarf.
• Folgeverordnung: Die Versorgung wird nahtlos fortgesetzt. Die neue Verordnung schließt zeitlich an die laufende an.
• Beide müssen ärztlich ausgestellt, vollständig ausgefüllt und bei der Krankenkasse zur Genehmigung eingereicht werden.

Wann wird eine Folgeverordnung benötigt?

Immer dann, wenn der auf der Verordnung angegebene Zeitraum endet und der Patient weiterhin häusliche Krankenpflege braucht. Bei langfristigen Leistungen wie der Medikamentengabe oder der Wundversorgung, also typischerweise bei der Sicherungspflege, ist das im Pflegealltag der Regelfall: Ein Patient hat oft über Monate oder Jahre eine Kette aufeinanderfolgender Verordnungen.

Wann sollte die Folgeverordnung angefordert werden?

Rechtzeitig vor Ablauf der laufenden Verordnung, und zwar so, dass die Arztpraxis genügend Vorlauf hat und die neue Verordnung noch vor Ablauf des alten Zeitraums beim Pflegedienst und danach bei der Krankenkasse ankommt. In der Praxis fordern viele Pflegedienste sie etwa ein bis zwei Wochen vor Ablauf an, damit Rückfragen, Postweg und Urlaubszeiten in der Praxis nicht zu einer Lücke führen.

Zur Einreichung bei der Krankenkasse sollte die Verordnung nach der HKP-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses spätestens am dritten Arbeitstag nach der Ausstellung vorliegen (Details im Beitrag zur häuslichen Krankenpflege).

Besonders viele Folgeverordnungen laufen gebündelt zum Quartalsende aus — eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dafür gibt es im Ratgeber-Artikel Quartalswechsel im Pflegedienst.

Alle Fristen von der Anforderung bis zur Einreichung bei der Kasse fasst unsere Fristen-Checkliste zur Folgeverordnung zusammen.

Ablauf: So fordern Sie eine Folgeverordnung an

Ein bewährter Ablauf im Pflegedienst:

• Ablaufdatum der laufenden Verordnung prüfen und einen Stichtag für die Anforderung festlegen
• Die Arztpraxis kontaktieren, per Fax, E-Mail oder Telefon, mit allen nötigen Angaben (siehe Checkliste unten)
• Bei ausbleibender Antwort nachhaken und die Anfrage dokumentieren
• Beim Eingang die Verordnung prüfen: Unterschrift, Zeitraum, Diagnosen, Leistungen und Häufigkeit
• Die Verordnung bei der Krankenkasse einreichen und Eingang sowie Genehmigung nachhalten
• Original und Kopie so ablegen, dass sie für die Abrechnung auffindbar sind

Checkliste: Was in die Anforderung gehört

Je vollständiger die Anfrage, desto weniger Rückfragen gibt es in der Praxis:

• Name, Geburtsdatum und Versichertendaten des Patienten
• Gültigkeitszeitraum der aktuellen Verordnung
• Verordnete Leistungen mit Häufigkeit, wie auf der bisherigen Verordnung
• Diagnosen bzw. ICD-10-Codes
• Gewünschte Frist, bis wann die Folgeverordnung vorliegen soll
• Kontaktdaten des Pflegedienstes für Rückfragen
• Bei Medikamentengabe, Herrichten der Medikamente oder Augentropfen: den aktuellen Medikamentenplan (bei Insulin den Insulinplan) direkt mitschicken. Fehlt er, drohen erfahrungsgemäß Ablehnungen wegen fehlender Unterlagen.

Häufige Fehler bei der Folgeverordnung

Diese Punkte führen in der Praxis am häufigsten zu Problemen:

• Zu spät angefordert, sodass zwischen zwei Verordnungen eine Lücke entsteht
• Fehlende Unterschrift oder unvollständige Angaben auf der neuen Verordnung
• Leistungen oder Häufigkeit weichen von der bisherigen Verordnung ab, ohne dass es beabsichtigt war
• Das Original ist nicht rechtzeitig eingegangen, obwohl die Praxis es ausgestellt hat
• Der Medikamentenplan wurde nicht mitgeschickt
• Leistungen, die Kassen erfahrungsgemäß nur befristet genehmigen (z. B. Grundpflege), werden unbesehen weiter verlängert

Was passiert, wenn die Folgeverordnung fehlt?

Für Zeiträume ohne gültige Verordnung besteht grundsätzlich kein Abrechnungsanspruch gegenüber der Krankenkasse. Läuft eine Verordnung ab, ohne dass rechtzeitig eine Folgeverordnung vorliegt, entsteht deshalb eine Versorgungslücke, im schlimmsten Fall ohne rechtssichere Grundlage für die weitere Abrechnung. Mehr dazu unter Abrechnung häusliche Krankenpflege. Wie sich das im Einzelfall verhält, klären Pflegedienste mit der zuständigen Kasse.

Folgeverordnungen digital verwalten

Bei vielen Patient:innen laufen ständig Folgeverordnungen an. Wie sich Erfassung, Fristen und Anforderung strukturiert lösen lassen, beschreiben wir unter Verordnungsmanagement und ganz praktisch auf der Seite Verordnungsmanagement für die ambulante Pflege.

Verora überwacht die Gültigkeit jeder Verordnung automatisch, erinnert rechtzeitig vor Ablauf und verschickt die Anforderung der Folgeverordnung per Fax oder E-Mail direkt an die Arztpraxis, ohne manuellen Aufwand für die Verwaltungskraft.

Häufige Fragen